Spiegelgesprek

Spiegelbijeenkomsten

Hoe tevreden is je medewerker, patiënt, leerling of cliënt? Hoe meet je dit? Voelen zij zich gehoord? Hoe kun je aanknopingspunten krijgen om je manier van werken nog beter aan te laten sluiten op de wensen en verwachtingen van je leerling, patiënt, cliënt of medewerker? Het spiegelgesprek is een effectieve, indringende en onafhankelijke methode om zicht te krijgen op wat mensen nodig hebben. Wij kunnen deze spiegelgesprekken begeleiden.

 

 

Wat is het?

In een spiegelbijeenkomst wordt een groep van 6 tot 8 mensen uitgenodigd om met elkaar in gesprek te gaan over behoeftes in de specifieke situatie; dit gebeurt aan de hand van vooraf gekozen thema’s. Het gesprek vindt plaats in een besloten halve kring. Achter die kring zitten de toehoorders: de leidinggevenden en eventueel stafmedewerkers voor wie de informatie van de medewerkers relevant is of de docenten, artsen of andere zorgverleners. Dit kunnen ongeveer 15 personen zijn. Het gaat alléén om de verhalen van de mensen die met elkaar in gesprek gaan, dus geen discussie. Door een veilige sfeer kunnen de deelnemers in alle openheid hun verhaal vertellen. Toehoorders kunnen rustig luisteren: zij hoeven zich alleen maar open te stellen voor de ervaringen en verhalen van de deelnemers. Aan het einde van het gesprek kunnen verhelderende vragen worden gesteld. De directe en vaak indringende feedback kan bij toehoorders leiden tot bewustwording van wat er leeft bij de deelnemers aan het spiegelgesprek. Zij beschikken over unieke kennis, ervaring en informatie over de werksituatie, de zorgverlening, het onderwijs of de dienstverlening. Zij kunnen ook duidelijk hun behoeften aangeven. Door het houden van een spiegelbijeenkomst krijg je als toehoorder die kennis, ervaring en informatie boven tafel en kun je verbeteringen in de bestaande situatie tot stand brengen.

 

Werkwijze

• Voor aanvang van de spiegelbijeenkomst wordt een voorbereidingsgroepje gevormd. Hierin kunnen bv leidinggevenden, zorgverleners, docenten, stafleden en iemand die de administratieve ondersteuning verzorgt, zitting nemen. Het groepje bestaat uit maximaal 3 personen.

 

• De spiegelbijeenkomst wordt bij voorkeur geleid door twee gespreksleiders.
  Van de twee gespreksleiders is minimaal één persoon afkomstig uit, dan wel goed bekend met de sector waarin gespiegeld wordt. De tweede gespreksleider kan uit dezelfde sector komen of – met het oog op een ‘frisse blik’ – juist van buiten.

 

• Het maximumaantal deelnemers wordt in de voorbereidingsgroep bepaald. Ideaal is een groep van 6 tot 8 personen. Zo krijg je voldoende diversiteit en kan iedereen aan het woord komen. Ook dient de groep deelnemers een zekere homogeniteit te hebben. Dit is nodig om uitwisseling van ervaringen mogelijk te maken. Te denken valt hierbij aan leerlingen uit eenzelfde afdeling, patiënten met eenzelfde ziektebeeld of medewerkers met een vergelijkbare functie.

 

• De spiegelbijeenkomsten zoals wij die voor ogen hebben heeft een voor- en een natraject. Het voortraject is het gesprek met de voorbereidingsgroep waarin ook de vragen voor de spiegelbijeenkomst geformuleerd worden. In het natraject zullen toehoorders aan de hand van de opbrengsten van de spiegelbijeenkomst opnieuw met elkaar in gesprek gaan om te kijken wat de resultaten van het spiegelgesprek voor gevolgen hebben voor de organisatie van het werk.

 

• Het traject spiegelbijeenkomsten wordt afgerond met een brief aan de deelnemers met dankzegging en conclusies naar aanleiding van de ontvangen feedback. De gespreksleider kan hierbij ondersteuning bieden.